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精益科技eDoc 3000 倍增工作效率的辦公室文件管理系統
新聞發生日期：2011-10-19 | 相關公司：精益科技 |
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eDoc 3000不僅將掃描、辨識、檔案儲存、上傳、分享、搜尋等多種功能完全整合，同時打破傳統文件「目錄+檔名」儲存的方式，讓文件能夠以關鍵字進行全文檢索，快速從龐雜的數位資料中找到正確的文件。
現代上班族運用電腦處理平常工作的各項資料，早已是一項基本的技能，但隨著電腦建立的資料不斷增加，許多上班族往往苦惱於如何在龐雜的資料中快速的找到正確的檔案；而另一方面，即使大多數的辦公室早已電腦化，也還有諸如快遞單據、支票、傳真、估價單、合約書等大量的文件，仍舊運用傳統的紙本方式傳遞、儲存，一來無法迅速調閱、查詢資料，二來也不符合環保的潮流。
有鑑於此，精益科技推出了整合掃描器與檔案儲存平台的eDoc 3000文件管理系統，將傳統文件透過掃描、辨識、修正後，自動儲存成數位檔案並上傳至伺服器中，不僅可以設定權限讓其他同事讀取或寫入、修改，同時也能夠以關鍵字進行全文檢索，快速從龐大的資料中找到正確的文件，大幅提升工作效率。
單據1鍵數位化，文件搜尋不遺漏
對大多數的公司行號來說，以快遞方式傳送文件、物品相當普遍。但快遞運送雖然迅速方便，偶而也會發生一些意外情形，遇到物品遺漏、未送達等狀況時，公司的櫃台總機人員往往得翻箱倒櫃，理出一大堆快遞單據，再從中一一搜尋可能的單據，整個過程不只曠日廢時、效率不彰，而且若是單據遺失、污損，往往也無從查起。
大量紙本快遞單據帶來的不便，其實只要整合精益科技的eDoc 3000與ADF自動送紙掃描器便可獲得解決。eDoc 3000系統內建的掃描、辨識功能，可將快遞單據上印刷文字的內容辨識成數位資料，建立全文檢索並自動加註當天日期、快遞公司或物件名稱等相關資料，以及單據上的條碼或是流水號都會整合在該份文件檔案中，再自動上傳至eDoc3000的檔案伺服器內以供日後查詢。
事實上，精益公司自家櫃台的快遞單據流程，就是一個最典型的例子。每天上百件快遞公司至精益收發的物品，總機人員都會將收執聯放進櫃台上的ADF自動送紙掃描器，只要1鍵按下，這份單據收執聯便會被掃描，再進行文字內容辨識，並建立可全文檢索的PDF文件檔後，上傳至eDoc 3000系統內。當有快遞物件收發遺漏或其他狀況欲查詢時，只要員工在自己的電腦輸入關鍵字，例如日期、快遞公司名稱、甚至物品名稱等等，馬上就能調閱出該份文件，以便進行責任歸屬，省下大量人工搜尋快遞單據的功夫。
業務出差不卡件，傳遞分享超即時
在台灣以出口導向為主的產業中，為公司企業產品帶來營收的業務人員絕對是奠定公司發展最為重要的人員。這些辛勤的業務人員經常在外出差，許多業務信件、出貨訂單、合約書等文件往返，往往得在出差旅途中進行。然而為求白紙黑字的憑據，即使在數位時代的今日，大多數企業的出貨訂單、合約書等文件仍大多為紙本，無論是流程往返或是查詢內容、進度，光是找尋正確的文件檔案，就得要耗費許多時間。
這些紙本文件帶來的不便，精益科技的eDoc3000文件管理系統都能輕易解決。對業務人員來說，只要在系統中設定同步發送副本，每封業務往來的電子郵件都會同時寄送給業務助理以及主管人員，就算出差在外，也不會造成無法即時處理的困擾；即使是出貨訂單或是合約書的紙本文件，也只要透過精益科技隨身型掃描器，便可快速將所有文件掃描，辨識成可搜尋的PDF文件檔，並藉由瀏覽器或檔案傳送軟體上傳至eDoc 3000系統，在設定好文件的權限之後，便可讓相關的法務、財會、倉儲等人員隨時在電腦上用全文檢索的方式，快速找到需要的文件。這種方式不僅方便迅速，同時也可以節省許多列印紙本文件的成本。
技術文件遠端查閱，條碼掃描提升效率
除此之外，精益科技的eDoc 3000文件管理系統還能為工程師、技術人員帶來相當多的便利性，例如厚重的原文資料不易攜帶，但只要透過文件掃描、辨識、上傳進eDoc 3000系統之後，即使人員出差或派駐於海外的分公司，依然能夠隨時登入系統搜尋、查閱；正在進行中的計畫與相關技術文件，也能夠運用權限管理，設定帳戶給客戶，讓客戶能夠即時更新需要的資料，取得更密切的合作。
而對倉管人員來說，eDoc 3000不僅能將訂單轉成數位文件以供查詢，而且出貨單據或文件上的條碼也會自動抓取、掃描進系統，最多甚至可以在A4大小的紙本上同時判讀10個條碼。此外，公司盤點庫存產品時，倉管人員只要將盤點的資料輸入、上傳至eDoc 3000，之後只要輸入關鍵字即可找到相關的資料，完全不需要為這些資料的目錄與檔名命名費神。
精益科技eDoc 3000整合掃描、辨識、儲存、上傳的功能，不僅是傳統File Server與NAS所不及，也避免了機密資料的安全疑慮，可說是企業最完美的檔案儲存與文件管理平台。
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